Должностная инструкция офис менеджера с функциями кадровика


Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера


2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.

2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. 2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных. 2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.

Организует их приемку, учет, хранение и выдачу. 2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.3. Права офис-менеджераОфис-менеджер имеет право: 3.1.

Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.4. Ответственность офис-менеджераОфис-менеджер несет ответственность: 4.1.

Должностная инструкция офис-менеджера

материальных ценностей; — по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ; — по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом; — по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных; — формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения. 1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании. 1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. 2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса: 2.1.

Заказ воды по мере необходимости. 2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания. 2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя. 3. Координирует и контролирует работу: — водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании); — курьеров; — уборщицы. 4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан: — добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда; — качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения; — поддерживать чистоту

Должностная инструкция офис-менеджера

Устройство офиса и принципы его зонирования.

3.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса. 3.3. Методы стратегического и тактического планирования.

3.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий. 3.5. Принципы построение организационной структуры офиса.

3.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса. 3.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе. 3.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии. 3.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства. 3.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

3.11.Принципы организации снабжения офиса. 3.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.13. Основы бухгалтерского учета. 3.14. Деловой этикет. 3.15. Иностранный язык.

3.16. Техническое оснащение офиса.

3.17. Правила пользования оргтехникой. 3.18. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.19. Основы трудового законодательства. 3.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3.21. . 4. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации. 5. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________________________________. 6. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

7. . II. Должностные обязанности Офис-менеджер: 1.

Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

2.

Должностная инструкция офис-менеджера

Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________ или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором. 2. Основные обязанности офис-менеджера 2.1.

Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений. 2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы. 2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями.

По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговой службой, пожарной инспекцией и т. п.). При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров.

По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам. 2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы. 2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание. 2.12.

Должностная инструкция офис-менеджера

Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций.

По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь. Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы. Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице.

Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств. Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост.

В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей. В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов.

Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая профессия обладает неповторимой спецификой.

Ниже мы предлагаем обсудить основные особенности данной специальности.

требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтериейПеред сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм. Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера.

Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса. Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие

Должностная инструкция офис менеджера с функциями кадровика образец

Стандарты деловой переписки, в т.ч. с иностранными партнерами.2.2.7.

Английский язык на уровне intermediate (разговорный).2.2.8.

Принципы и методы администрирования.2.2.9.

Порядок оформления, ведения и хранения рабочей документации.2.2.10. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.2.2.11. Архивное дело.2.2.12. Формы и методы контроля исполнения документов.2.2.13.

Методы организации делопроизводства и стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.2.2.14. Средства и способы механизации ручного труда;2.2.15. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;2.2.16.

Основы экономики, организации труда, производства и управления;2.2.17.

Трудовой кодекс Российской Федерации;2.2.18. Правила внутреннего трудового распорядка;2.2.19.

Правила пользования и оргтехникой (факс, ксерокс, принтер и т.п.).2.2.20. Этику и правила делового общения.2.2.21. Навыки работы с компьютером и специализированными компьютерными программами (пакет MS Office, Internet Explorer и т.п.). 2.2.22. Правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

3.1. Офис-менеджер:3.1.1. Планирует свой рабочий день (встречи, звонки, переговоры, прием посетителей и т.п.).3.1.2. Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.3.1.3. Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе работников офиса.3.1.4.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.3.1.5.

Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Общества (в т.ч. делегаций, клиентов, партнеров).3.1.6. Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.3.1.7.

Должностные обязанности офис-менеджера для резюме

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:

  1. оформление приказов и доведение их до сведения работников;
  2. подготовка совещаний, заседаний, конференций;
  3. координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.
  4. обеспечение документооборота компании;

Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью.

Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:

  1. трудолюбие и коммуникабельность;
  2. стрессоустойчивость и инициативность;
  3. дисциплинированность, организованность.
  4. грамотность и аккуратность;
  5. позитивность и честность;
  6. исполнительность и ответственность;
  7. выносливость и усидчивость;

Функциональные обязанности офис-менеджера для резюме сводятся:

  1. работе с персоналом в части документационного взаимодействия;
  2. к организации деятельности канцелярии;
  3. планированию мероприятий администрации, совещаний руководителей, приемов посетителей.

Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции.

В разных организациях, в зависимости от того, насколько крупное предприятие, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:

  1. встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
  2. снабжать сотрудников всем необходимым

Должностная инструкция офис-менеджера

В своей работе офис-менеджер руководствуется: — действующим законодательством; — внутренними нормативными актами работодателя; — трудовым договором и настоящей должностной инструкцией. 6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность. Офис-менеджер: 1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса: — организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации; — обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей; — обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации. 2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации: — принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, — принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации, — подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя, — обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе, — следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

Офис менеджер должностная инструкция

Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора. 8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.

9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение. 10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников.

Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций. 12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.

13. Принимает посетителей. 14.

Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции. Офис-менеджер имеет право: 1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции. 3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья. 4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей. 6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы. 7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.
Офис-менеджер несет ответственность за: 1.

Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения. 3. Результаты принимаемых решений, собственных действий. 4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей. 6.

Должностная инструкция офис-менеджера

материальных ценностей; — по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ; — по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом; — по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных; — формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.

Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). 1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. 2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса: 2.1.

Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально. 2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.ааа Координируета и контролирует работу: — водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании); — курьеров; — уборщицы. 4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан: — добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнятьа распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда; — качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения; — поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

Офис-менеджер

должен знать:- направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;- организацию делопроизводства;- схемы документооборота;- порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;- государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;- инструкцию по делопроизводству;- систему первичного кадрового учета;- правила пользования вычислительной и организационной техникой;- правила делового общения, деловой этикет; -служебную субординацию;- правила ведения телефонных переговоров;- нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;1.7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.

2. Основные обязанности обязан:2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.2.2.

Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.2.6.
Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.

2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения. 2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.2.9.

Должностная инструкция офис-менеджера

Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства.

И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров.

То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы. В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства.

Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации.

В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции. Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия.

Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются. При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять: Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.

Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины.

Должностная инструкция офис менеджера

Офис-менеджер должен знать: — структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей; — организацию делопроизводства, схемы документооборота; — порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов; — государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов; — инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета; — правила эксплуатации организационной и вычислительной техники; — деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — _________________________________________________________________. 1.6. Офис-менеджер должен уметь: — составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени; — редактировать тексты, выполнять корректорскую правку; — вести деловые переговоры; — пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой; — работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS; 1.7.

Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________ или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности 2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.