Книга регистрации исходящих документов программа


Книга регистрации исходящих документов программа

Электронный журнал корреспонденции


Программа «» представляет собой автоматизированную систему ведения корреспонденции на компьютере. Основные возможности программы: 1. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

2. Ведение электронных копий документов.

3. Сканирование документов и сохранение в БД в электронном виде (формат Jpeg).

4. Печать реестров зарегистрированных документов. Печать может осуществляться ежедневно в конце рабочего дня (реестр за день), за определенный период, а также несколько раз в течении одного дня. 5. Контроль документов за исполнением (по основному сроку исполнения, а также дополнительным (промежуточным) срокам исполнения документов).

6. Организация электронного документооборота компании: наложение резолюции, определение ответственных лиц за исполнением контрольных сроков документа, конкретных исполнителей, сроков исполнения, согласование (утверждение) исходящей корреспонденции, ознакомление пользователей (исполнителей и ответственных за исполнением) и др.

функции управления документами. 7. Агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения, о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить). 8. Единая система отбора и поиска документов. Использование сохраненных ранее запросов для повторного отбора (поиска), использование сохраненных запросов в качестве основы для создания новых запросов.Поиск по содержимому электронных копий документов.

9. Возможность работы на одном компьютере и в локальной компьютерной сети.

10. Использование ролей для определения функциональных возможностей пользователей.

11. Возможность доступа к архивным данным программы (прошлые года). Все данные находятся в одной базе данных, их показ настраивается пользователем с помощью системы отбора и поиска. 12. Администрирование базы данных: создание архивных копий или восстановление базы данных из архивной копии.

13. Использование справочной системы. Предстваление кадровой структуры в виде дерева.

14. Экспорт данных в MS Excel, OpenOffice.

15. Встроенный редактор шаблонов печатных документов (FastReport).

Возможность изменения шаблонов печатных документов (регистрационная карточка, резолюция, движение документа и др.)

Какие порекомендуете программы для регистрации входящей/исходящей корреспонденции?

@prianick_ua Хочу перевести офис-менеджеров с 18-го века в 21-й 🙂 Сейчас всю корреспонденцию они записывают в большой бабушкин блокнот, где очень тяжело что-то потом найти. Желательно freeware или с возможностью это дело обойти) Спасибо 🙂

  • Вопрос задан более трёх лет назад
  • 666 просмотров

Оценить Посмотрите на — сетевая программа электронного документооборота. Есть все минимально необходимое, ничего лишнего.

Пока в бете — бесплатна, после цену автор обещает сделать порядка 5 тыс. руб. Ответ написан

    • +4 ещё

    Средний

    • 26 подписчиков
    • более года назад
    • 3057 просмотров
    • +2 ещё

    Простой

    • 2 подписчика
    • более года назад
    • 109 просмотров
    • +1 ещё
    • 1 подписчик
    • более трёх лет назад
    • 116 просмотров
    • +3 ещё
    • 1 подписчик
    • более трёх лет назад
    • 1603 просмотра
    • +3 ещё
    • 6 подписчиков
    • более трёх лет назад
    • 3447 просмотров
    • +2 ещё
    • 4 подписчика
    • более трёх лет назад
    • 2980 просмотров
    • +2 ещё
    • 6 подписчиков
    • более трёх лет назад
    • 21354 просмотра
    • +1 ещё

    Простой

    • 2 подписчика
    • 19 нояб.
    • 75 просмотров
    • +2 ещё

    Простой

    • 3 подписчика
    • 10 нояб.

    • 189 просмотров

от 1 300 до 1 500 usd. • Токио от 6 000 до 10 000 usd. • Волгоград от 70 000 до 90 000 руб.

23 нояб. 2020, в 08:53 300 руб./в час 23 нояб.

2020, в 08:46 500 руб./в час 23 нояб.

2020, в 06:13 200 руб./за проект Присоединяйтесь к сообществу, чтобы узнавать новое и делиться знаниями Самое интересное за 24 часа

    • 4 подписчика
    • 2 ответа
    • 3 подписчика
    • 1 ответ
    • 2 подписчика
    • 1 ответ
    • 3 подписчика
    • 1 ответ
    • 3 подписчика
    • 1 ответ
    • 3 подписчика
    • 4 ответа
    • 2 подписчика
    • 0 ответов
    • 3 подписчика
    • 1 ответ
    • 2 подписчика
    • 1 ответ
    • 1 подписчик
    • 3 ответа

Регистрация документов организации скачать бесплатно

«Регистрация документов организации» — это новая программа, которая специально разработана для учета входящей/исходящей корреспонденции, а также для учета внутренних документов предприятия.

Благодаря приложению, вы быстро наладите учет всех имеющихся в компании документов (любого формата) и создадите необходимые вам отчеты.

Кроме того, приложение напомнит вам о контрольных сроках документов.

Вся имеющаяся в компании документация, а также входящая/исходящая информация хранится в Журналах регистрации документов программы, поэтому вам будет легко найти необходимый документ. Любой журнал корреспонденции, а также внутренней документации может быть распечатан в любом формате (Word/ Writer, либо Excel /Calc).

Также можно продолжить работать с документами непосредственно в данных приложениях.

Преимущества: — каждый документ, который содержится в программе, представлен наглядно (Карточка документа); — Каждый документ может быть отформатирован в соответствующем формате и распечатан; — создание документа по шаблону; — настройка формата номера документа по требованиям вашей компании; — учет контрольных сроков документов (программа самостоятельно напомнит вам о неисполненном документе); — ограниченный доступ (ваше сообщение будет доступно исключительно должностным лицам); — возможность использования календаря для напоминаний; — Перед началом работы вам не придется вводить документы вручную, их просто можно загрузить с Excel-файла. — возможность создавать отсканированные копии оригиналов документов. — три уровня доступа: административный, пользовательский и только для просмотра.

Кроме того, тонкая настройка позволяет открыть доступ к журналу на каждом уровне доступа; — может быть использована функция «видеть только свои документы»; — вы можете создавать документы по собственным шаблонам на базе шаблонов *.dot (MS Word), либо в OpenOffice Writer; — поддержка работы по сети, что обеспечивает максимально удобную командную работу над документами; — Своевременное уведомление должностных лиц о поступлении новых заданий, благодаря функции Отправка сообщений по электронной почте с прикрепленными к сообщению файлами любого содержания и формата; — Одна программа может хранить документы различных фирм; — Быстрый анализ информации; — Поиск по отдельным полям журналов; — Быстрое редактирование документов в табличные форматы Excel и OpenOffice Calc с последующей их обработкой.

Тип лицензии: FreewareСтоимость: бесплатно Сайт программы «Регистрация документов организации» Скачать программу «Регистрация документов организации»

Журналы регистрации

При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется.

Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации?

Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать. могут вестись и в бумажной, и в электронной форме.

Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы.

Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот.

Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.

К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы. Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Для обычных книг этот срок составляет 5 лет.

Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет. Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  2. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.
  3. Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям.

Электронный журнал корреспонденции 3.3.36

Кратко: Программа «Электронный журнал корреспонденции» представляет собой автоматизированную систему ведения корреспонденции на компьютере.Подробно: Электронный журнал корреспонденции — Основные возможности программы.

1.Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

2. Печать регистрационной карточки входящего документа, сведений о движении документа, листа для наложения резолюции документа руководителем. 3.Ведение электронных копий документов. 4.Прямое сканирование документов в файлы в виде изображения (jpg). 5.Печать реестров зарегистрированных документов. 6.Контроль документов за исполнением.
Контроль может осуществляться по основному сроку исполнения и с введением дополнительных (промежуточных) контрольных сроков исполнения документов. 7.Контроль ознакомления с документами пользователей.

Максимальное число дней для ознакомления пользователя с документом со дня резолюции задается в настройках программы. 8.Организация электронного документооборота компании.

Организация работы с документами в виде электронных журналов входящих и исходящих документов: наложение резолюции, определение ответственных лиц за исполнением контрольных сроков документа, конкретных исполнителей, сроков исполнения, согласование (утверждение) исходящей корреспонденции, ознакомление пользователей (исполнителей и ответственных за исполнением) и др.

9.Единая система отбора и поиска документов. Использование сохраненных ранее запросов для повторного отбора (поиска), или использование сохраненных запросов в качестве основы для создания новых запросов. Фильтр данных по реквизитам. 10.Возможность использования программы в локальном или сетевом режиме.

11.Использование ролей для определения функциональных возможностей пользователей. 12.Многооконный интерфейс. 13.Администрирование базы данных: создание архивных копий или восстановление базы данных из архивной копии.

14.Редактируемые шаблоны для печати. 15.Поддержка офисного пакета Open Office для экспорта данных во внешние источники.

» » Язык интерфейса: Русский Автор программы: Размер файла: 13 МБ Лицензия: ShareWare (условно-бесплатная) Стоимость программы: $0/5000 руб.

Операционные системы: Win 2000, Win 2003 Server, Win XP, Win 2008 Server, Win Vista, Win 7, Win 8 Разрядность: не указана Добавлено & Обновлено: 14 Июля, 2014г. / не обновлялась Просмотров: Сегодня: 0 Неделя: 4 Всего: 7287 Скачиваний: Сегодня: 0 Неделя: 3 Всего: 1701 Программа для наблюдения за компьютерами в локальной сети: скриншоты, работа в программах, сайты, кейлоггер, почта.

Выявит «крыс», повысит дисциплину. Ваше имя: e-Mail: Оценка: нет 1 2 3 4 5 *Мнение(30-1000 зн.):

АСКИДL — учет входящих и исходящих

| АСКИДL – это система для учета входящей и исходящей документации.

» » » Мнения публикуются только после проверки администратором. Перед добавлением плохого мнения читайте .Не публикуются мнения: о серийных номерах, креках и т.п., оскробительные или не о «».

Программа позволяет осуществлять контроль за исполнением поручений. При запуске уведомляет о долгах (с выводом на печать). В программе удобно вести книгу регистрации входящих и исходящих документов, а также заявлений, жалоб, ответы заявителю, списки просроченных и неисполненных поручений и многое другое.
Также доступны следующие функции:

  • Печать реквизитов отправителя и получателя на бланках конвертов.
  • Архив электронных копий документов.
  • Цветовое обозначение карточек.
  • К любой карточке можно привязать несколько файлов.
  • Автоматическое резервирование базы данных.
  • Совместимость с ранними версиями.

Программа решает одну из самых важных задач для предприятия – автоматизацию документооборота компании. Это идеальный инструмент для сотрудника канцелярии или секретаря руководителя.

Разработчик Левин Л.Л. | Цена Условно-бесплатная (Shareware) 2 000 руб.

Система Windows XP/Vista/7/8/10 Интерфейс Русский | Статистика Загрузок: 61 (сегодня: 0) Размер: 1.2 Мб. Windows XP/Vista/7/8/10 Похожие публикации Программа складского учета подходит для компаний, которые занимаются оптовой и розничной торговлей.

Это качественный, многофункциональный, простой и недорогой продукт для малых и средних предприятий.

программа «Торговый склад» способна учитывать взаиморасчеты, вести управленческий учет. Программа «Регистрация документов организации» нужна для организации учета корреспонденции и внутренних документов компании.

Информация о любом документе (входящая/исходящая корреспонденция, приказы, внутренние распоряжения) находятся в единой базе данных. «Товары, Цены, Учет» – это комплексное бизнес-решение для автоматизации склада или торговой точки.

Программа будет интересна представителям среднего и малого бизнеса. Спектр возможностей приложения широк: учет в магазинах, складах, торговых точках, взаиморасчеты с контрагентами. «Финансовая модель предприятия» – это простой и эффективный инструмент для финансового анализа компании, создания бизнес-плана, оценки финансовых активов, инвестиций, а также для анализа отчетов фирмы.

Программа призвана помочь руководителям понять истинное финансовое положение компании. Программа «Сотрудники предприятия» призвана автоматизировать кадровый отдел предприятия.

Вся информация о сотрудниках компании хранится в журнале сотрудников, который позволяет легко найти любую необходимую информацию о конкретном работнике. Нет комментариев — ваш будет первым.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Для этих данных используют вторую графу.

Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год. На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ.

Обозначается это в графе номер три. В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок.

Это не обязательно, если содержание писем маленькое.

О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.

Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка. Графа 5 – содержит указание на количество листов.

Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо. Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте.

Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами. Способов отправки корреспонденции 8:

    Курьером. Телефонограммой. Факсом. Электронной почтой. Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9.

Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер. 3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации.

После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ.

Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.

Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

    Бухгалтерские. Пригласительные билеты на мероприятия. Открытки, поздравительные письма. Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость. Для оформления допускается применение фирменных бланков.

Журнал регистрации исходящих документов

Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов. Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  1. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  2. Исполнитель.
  3. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  4. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.
  5. Адресат.
  6. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  7. Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  8. Кем подписана исходящая бумага.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке.

Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке. Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр.

Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица). Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации.

Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения.

Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников.

Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации.

Программы для бизнеса

• с бесплатным сервером IP телефонии Asterisk (Астериск) позволит Вам моментально находить документы звонящего в базе еще до того, как Вы снимете трубку, совершать звонки прямо из карточек документов и вести архив записей разговоров с контрагентами, а поможет аварийно-диспетчерским службам соблюдать изменения от 1 марта 2020 года в Правилах осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами • Функция внутренней почты в программе позволит оперативно общаться сотрудникам, работающим с программой в разных офисах • Есть возможность формирования произвольных документов по Вашим шаблонам, в результате внешний вид документов именно такой, как принято в Вашей компании – документы формируются программой на основе шаблонов *.dot в MS Word или в OpenOffice Writer • Легко получить нужную информацию для анализа: программа обеспечит отбор информации по различным критериям и сформирует необходимые отчеты, можно выводить результаты поиска по отдельным полям журналов входящих, исходящих и внутренних документов в табличные редакторы Excel и OpenOffice Calc и преобразовывать их в удобный для дальнейшей обработки вид • Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc). А можно продолжить работу с ним прямо в этих приложениях • Карточку каждого документа также можно вывести в Word (OO Writer), а затем отформатировать и вывести на печать.

Также имеется возможность создания и использования собственного шаблона карточки документа. • В можно настроить опцию просмотра данных программы через браузер () — Вы сможете получать информацию о зарегистрированных документах из любой точки мира, в том числе на смартфоне или планшетном компьютере под управлением любой операционной системы• Приложение для Android смартфонов в SQL версии позволяет в режиме реального времени о поступлении документов, а исполнителям дает возможность документов и приложенные файлы и вносить Для ежедневного

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой. Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря.

Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются).

Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц.

Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы: Порядковый номер.

Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня.

Если документ срочный, регистрируется без промедления.

Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации. Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя.

Это не обязательный пункт. Вид документа.

Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел. Отправитель.

Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ). Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма.