Правила сшивания документов


Правила сшивания документов

Оглавление:

Как прошивать документы


Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам. Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено. На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009).

В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

Среди них:

  • Типовая (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
  • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
  • Инструкции по документированию Центробанка России;

Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями. Существует несколько способов сшивать документы.

Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.

  1. Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
  2. В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии.
  3. Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку;

Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов

Как правильно прошивать и заверять документы

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7.

Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги. Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола.

В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху.

Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны. Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз.
Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично.

Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти.

Начинать сшив следует с тыльной стороны документа. Видео: как прошить документы в большой папке для архива Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок Видео: как можно прошивать документы с помощью станка Как заверить прошитые документы Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___»

.

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.

Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати.

Каким цветом ниток можно сшивать документы

Сначала подготовьте документы.

Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке.
Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий. Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом.
Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их. 2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки.

Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

3. Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий: Прошито, пронумеровано, скреплено подписьюи печатью ___ (_______________________) лист___ Генеральный директорЗАО «ЗАО» ___________________________________ И.А.
Петров Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно.

Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица. Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным.

В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос. Таким способом можно сшить стопку документов толщиной до 10 см.

Как и было сказано выше, четких правил по сшиванию делопроизводственных, нотариальных и прочих бумаг не существует, как и специально обученных этому людей.

Важно знать не только, как правильно это делать, но и когда нужно прошивать документы.

Как правильно сшивать документы пошаговая инструкция

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок Документы сшивают для обеспечения их целостности.

Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству.

В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Подлежат прошивке следующие виды документации:

  1. штатное расписание;
  2. приказы (как общие, так и личные);
  3. акты выполненных работ;
  4. счет-фактуры;
  5. ведомости.
  6. отчеты (например, авансовый отчет);
  7. кассовая книга;

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях. Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  2. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  3. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  4. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  1. книги учета прибыли
  2. документы при заключении особо важных соглашений
  3. копии уставных документов
  4. документы на тендер
  5. документы для сдачи отчетности в ПФР
  6. при подготовке документации к сдаче в архив
  7. Документы для налоговой
  8. нотариально удостоверенные копии и переводы
  9. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  10. документы в различные отделы банка
  11. Кадровая документация по итогам текущего года
  12. Документация бухгалтерии
  1. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  2. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

    Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  3. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

  4. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  1. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
  2. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

  1. бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
  2. документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
  3. входящие и исходящие бумаги;
  4. кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
  5. копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.
  6. архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений.

Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить.

Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются. Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка.
Среди обложек выделяют:

  1. нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;
  2. стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
  3. длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон.

На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов.

Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки.

Какие документы нужно прошивать и скреплять печатью

Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей. Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно.

Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок.

Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

    стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров); нестандартные для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

    название организации; название подразделения; индекс дела; заголовок; срок хранения; номер тома; количество листов; дата составления; опись.

Основные принципы комплектации прошитых дел:

    пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250; стандартные размеры архивной книги – 32×23 см; первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы. Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы.

Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

Важно знать: неподходящие по размеру листы могут сворачиваться, а затем подшиваться за один край.

Это считается за один лист. Свернутые и подшитые за середину, при нумерации обозначаются как два листа. Классический способ для прошивки дел, отчетности, протоколов и актов требует наличие следующих материалов:

    иголки разных диаметров, шила, дырокола; картона для обложки; небольшая бирка для заверения; ножниц и клея; печати.

Состоит из трех этапов: Подготовка. На этом

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство


Такого рода обложка обладает нетипичными размерами и необходима в тех случаях, когда и документ размешен на листах нетипового размера; Для долгого хранения.

Такого типа обложки необходимы для оформления документации, которая согласно нормам законодательства должна храниться в архиве 25 и более лет. Такое долгосрочное хранение требует создавать обложку из картона большей плотности.

Именно такой материал позволит хранить документ долгое время в надлежащем виде, для того чтобы весть этот период документ был пригодном для чтения и рассмотрения. Та документация, которая должна храниться в государственном архиве укрывается картоном бескислотного типа. Обложку можно изготовить самостоятельно или же обратиться в типографию.

Пред тем как приступать к расстановке номеров страниц документа, следует его подобающим образом собрать или сложить.

Расстановка цифр на страницах производится с помощью чертежного простого карандаша.

Основным правилом расстановки номеров на страницах данного документа являются следующее: «Номера расставляются в соответствии со страницей документации, а не с листом». Номер необходимо писать в самом верхнем правом углу каждой странички, изображая его арабскими цифрами.

Цифры должны быть такого размера, чтобы они не попадали на текст документа. Опись в нумерацию листов не входит. Существуют следующие важные моменты процесса нумерации: Если среди документов, которые сшиваются, присутствуют письма, то номер проставляется сначала на конверте письма, а затем каждый листочек самого письма, вложенного в этот конверт, нумеруется; Если документ обладает большим объемом листов, то его следует разбить на тома, каждый из которых необходимо прошить отдельно.

Разбивка производится если в документе более 250 листов.

Правила сшивания документов гост

Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде. На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны.

Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов. Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО. Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов.

Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией.

Однако, чаще бумаги сшивают вручную. Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  1. иголкой (штопальной);
  2. ножницами;
  3. канцелярским клеем;
  4. нитками;
  5. шилом;
  6. бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа.

К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа. Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист.

Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице. Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя.

Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

Как правильно подшивать документы?

Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков.

Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;• Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.Помимо этого, разрешается:• Не систематизировать документацию;• Не проводить нумерацию всей документации;• Отказаться от использования заверительной надписи;• Отказаться от прошивки документации.Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления. Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы?

Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов.

Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. Эти сроки напрямую зависят от типа документации:• 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;• 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);• 20 лет хранится патентная документация на изобретения;•

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.

Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  2. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  3. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  4. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. Прошивка в 2 дырки сама простая.

Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.

от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

Как правильно прошивать и заверять документы.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Иногда требуется заверить каждый лист или пронумеровать листы или страницы. Также стоит помнить, что прошивке подлежат все документы, состоящие более чем из одного листа .

Обложка необходима для лучшей сохранности документа. Она бывает двух видов: обычная и для длительного хранения . Первая представляет собой тонкий картон, вторая сделана из более плотного, твердого.

При этом для документов, которые сдаются на государственное хранение, в качестве обложки должен использоваться только бескислотный картон. Для прошивки документа, состоящего из листов формата А4, используется обложка размером 22.9 х 32.4 см, т.е. чуть больше самого листа. Если листы, вшитые в дело, имеют нестандартный размер, то обложка должна иметь соответствующие размеры без припусков со сторон.

Для большей прочности дополнительно к ней спереди и сзади пришивают тонкие полоски картона, через которые должна проходить веревка.

При этом существуют особые предписания даже на клей: никаких клейстеров, только канцелярские или силикатные варианты.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто! Чтобы листы не перепутались и не потерялись, проводится нумерация документа.

Это важная часть сшивания, у которой есть свои особенности и правила: Перед тем, как начать проставлять цифры, нужно вытащить все чистые листы из дела и отложить в сторону опись – она в нумерации не значится.

Как сшивать документы на уголок

Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  1. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  2. на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
  3. сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  4. документы необходимо скрепить в 3 дырки;

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой. Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой.

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. , в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.