Приказ подписывается или утверждается


Распорядительные документы


Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются: 1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов; 2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно. ■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия).

Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица.

При этом он может быть: единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор); коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных

И снова о приказах

правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ. Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды.

На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле: Или оформляет отметку от руки: Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления. Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним. Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа. Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации.

Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов. Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации.

Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов: – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»; – «Об

Чем отличается приказ от распоряжения?

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться Приказ — это ЛПА, формирующий основу для правоотношений, поэтому имеет, как правило, длительный срок действия, не ограниченный наступлением какого-либо события.

В качестве примера можно привести о назначении сотрудника на работу. Кроме того, при необходимости в приказы могут быть внесены изменения. Распоряжение — это документ оперативного порядка, и действует оно до момента исполнения решения, которое легло в основу документа.

Примером может служить распоряжение о создании рабочей группы, которая действует до решения порученного ей вопроса. Издавать приказы, как правило, имеет право директор субъекта, который распоряжением может дать временное или постоянное право подписания приказов своему заместителю или ряду должностных лиц организации.

Перечень лиц, уполномоченных издавать распоряжения, гораздо шире. Самое же большое различие между распоряжением и приказом заключается в круге решаемых вопросов. Если приказ является основой для начала или изменения правоотношений, то распоряжение — это решение оперативных вопросов, вытекающих из существующих правоотношений, в том числе установленных приказом.

Проиллюстрировать это можно на следующих примерах: Различия в приказе и распоряжении Приказ о приеме сотрудника на работу Распоряжение о возложении обязанностей на сотрудника на время отпуска Приказ об утверждении положения об учетной политике Распоряжение о проведении инвентаризации Приказ об утверждении типовой должностной инструкции Распоряжение о внесении изменений в должностные инструкции в связи с изменением наименования должностей Кроме перечисленных выше, существуют отличия по форме составления документов.

Распоряжения, как правило, не имеют заголовков, а начинаются словами «распоряжаюсь» или «обязываю». Приказы имеют заголовок («Приказ»), распорядительная часть этого документа начинается со слова «приказываю».

Утверждение документов

Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом. Процедура утверждения документа другим документом Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1). ПРИМЕР 1 Приказ об утверждении Регламента Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ» ПРИКАЗ 03.10.

2011 № 52 о/д Москва Об утверждении Регламента по работе с дебиторской задолженностью в ОАО «ЭВЕРЕСТ» В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М. Генеральный директор Волков Г.В. Волков После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003 3.16. […] При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Шпаргалка делопроизводителя

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.

д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.). Заявки (на оборудование, изобретения и т.

д.). Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.). Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.). Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.
д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.). Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.

д.). Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.

д.). Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.). Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.). Стандарты. Структура

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Обратите внимание!

Если день и/или месяц содержат одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль, например: 01.08.2012; 01 августа 2012 г. При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации. Обратите внимание! Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания (утверждения), входящие документы – в день их поступления в организацию.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи. Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения.

К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Романов Н.П.
Романов « 15 » августа 2012 г. Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Датой некоторых документов является дата события.

Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например: МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ № 670

Приказ Издан Или Выпущен Как Правильно

Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

3. Подготовка проекта приказа или распоряжения. 4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих. 6. Подписание приказа или распоряжения.

7. Регистрация приказа или распоряжения. 8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей. Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях: ● на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой); ● по поручению руководства предприятия; ● по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=2534192 Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях. ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файлаСкачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc Некоторые

Согласовано утверждаю как правильно

Например: решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14 от 05.04.2003 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Грязнова А.Г.

Грязнова Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: Письмо Российской академии от 05.06.2003 № 430-162 Протокол заседания Правления страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2003 № 10 Подробный ответ В.Ф. Янковой, канд. ист. наук, доц., зам.

директора ВНИИДАД, на этот и другие ваши вопросы вы найдете в №9 2015 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» Председатель профсоюзного комитета «_14_»________01_________ 2008 г.

«_14_»_______01________ 2008 г. не моложе 18 лет, прошедшие обязательный периодический медицинский осмотр и не имеющие медицинских противопоказаний для работы в спортивном зале; имеющие, как правило, специальное образование или соответствующий опыт работы; прошедшие вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте; ознакомленные с инструкциями по эксплуатации спортивного оборудования и приспособлений. Работающий в спортивном зале обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и режим работы школы.

График работы в спортивном зале определяется расписанием занятий, утвержденным директором школы. физические (спортивное оборудование и инвентарь; опасное напряжение в электрической сети; система вентиляции; статические и динамические нагрузки); 2. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ 3.

ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ поддержание порядка и чистоты в спортивном зале; перед выполнением упражнений на спортивных снарядах и (или) с их использованием провести дополнительный инструктаж учащихся по технике безопасности; соблюдение учащимися требований соответствующих инструкций по технике безопасности при выполнении упражнений на спортивных снарядах и использованием спортивного оборудования; соблюдение требований (СанПиН 2.4.2.1178-02) в спортивном зале.

Три способа утвердить документ

Специалисты отделов делопроизводства и секретари нередко сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Какие способы утверждения документов существуют, на какие ГОСТы опираться, чтобы не допустить ошибок, – расскажем в статье.

Существует ряд документов, образующихся в процессе деятельности организации, утверждение которых носит обязательный характер. Как правило, к ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, планы, стандарты и т.д. Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов.

Рекомендуем прочесть:  Выплаты по опеке над ребенком 2020

Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц. В задачи сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как итог, утверждение комплекса НПА в области делопроизводства и архивного дела конкретного предприятия.
К ним относятся: • номенклатура дел; • годовой план работы архива; • акт обнаружения документов; • акт приема-передачи дел при смене руководителя архива; • положение об архиве организации; • инструкция по делопроизводству; • акт. До 01.07.2018 действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), который заменит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Новый ГОСТ расширяет перечень способов утверждения документов: Гриф утверждения документа входит в состав реквизитов документа, располагается в верхнем правом углу первого листа документа.

На бланке с продольным расположением реквизитов гриф утверждения располагается также справа под реквизитами бланка.

Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки (Пример 1) – это актуально для громоздких наименований организаций.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает три способа утверждения документов: 1. Должностным лицом. 2. Распорядительным документом.

3. Решением коллегиального органа.

Все они одинаково юридически значимы, но различаются оформлением.

Рассмотрим каждый способ. Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения).

Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации.

Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом.

В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа. Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение. Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

  1. по основной деятельности;
  2. по административно-хозяйственным вопросам.
  3. по личному составу;

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов:

  • Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
  • Согласование проекта документа.
  • Инициирование издания приказа или распоряжения.
  • Подписание приказа или распоряжения.
  • Регистрация приказа или распоряжения.
  • Подготовка проекта приказа или распоряжения.
  • Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
  • Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности. Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

  1. по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
  2. на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
  3. по поручению руководства предприятия;

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме.

Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Приказ подписывают или утверждают. Организация делопроизводства в государственном учреждении

Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов.

Такие документы приобретают только после утверждения. Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание (приказа, постановления).

Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственное оформление. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа специально издаваемым документом (указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Согласование, подписание и утверждение документов. Согласование это и оценка проекта документа. Оно осуществляется в форме визирования.

Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования.

Согласование может происходить как внутри учреждения, так и вне его.

Внешнее согласование можно оформлять грифом, заключающие в себя следующие элементы: слово «Согласовано», наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи дату. Гриф согласования располагают в левой части документа после подписи.

Подпись — документа. В ее состав входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Документы, направляемые в вышестоящие органы, представительной и , подписываются начальником организации.

Документы, направляемые

Отличный секретарь

ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.2015.

Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д. Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным.

Гриф оформляется так: УТВЕРЖДЕНА Приказом ООО «Альфа» от 27.08.2015 №456 Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.

Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения.

Большинство специалистов склоняется к такому варианту: Приложение УТВЕРЖДЕНА Приказом ООО «Альфа» от 27.08.2015 №456 Некоторые организации должны утверждать ряд своих документов в контролирующих, надзорных органах или в вышестоящих организациях. Согласование здесь может быть оформлено обоими перечисленными выше способами, но самый распространенный – третий, а именно письмом. Алгоритм действий таков. Организация создает проект документа, согласует его, подписывает и направляет копию в вышестоящий орган.

К проекту прилагается с обоснованием и просьбой об утверждении.

Если ответ положительный, то в ответ тоже придет письмо, и гриф будет выглядеть так: УТВЕРЖДЕНО Письмом ОАО «Нефтепром» от 28.08.2015 №6457-и/23-7/15 Оригинал письма с утверждением нужно хранить вместе с оригиналом утвержденного документа столько, сколько хранится сам документ.