Создать структурное подразделение в штатном расписании


Создать структурное подразделение в штатном расписании

Как создать единый справочник кодов подразделений предприятия


Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1. Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела.

Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению. Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см.

Схему 1). Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.

Далее следует развернуть структуру каждого блока.

Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.

Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения. Структура организации утверждается приказом (Пример 2).

• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.

Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.

Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры. • Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня.

Коды структурного подразделения в штатном расписании

Графа 6 нужна для указания минимума по надбавкам.

Также в штатном расписании1 отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Кто должен составлять ШР и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор.

В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников.

Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Структурные подразделения в штатном расписании — как отобразить Локальный нормативный акт, отражающий структуру наемного персонала, является важным для фирмы документом.

При разработке бланка штатного расписания за основу берут утвержденную форму Т-3.

Составляя этот документ необходимо уделить особое внимание не только должностям и окладам работников, но и описанию структурных подразделений организации в штатном расписании.

Статистическое ведомство разработало и утвердило бланк штатного расписания более 10 лет назад.

В настоящее время эта форма не является обязательной для применения юридическими лицами и предпринимателями. Документ требуется для оформления структуры целого предприятия. Свое расписание может оформляться у филиала только в том случае, если соответствующее распоряжение дано руководителем.

Если право дано, то в шапке пишут не наименование отдела, а полное имя самой организации.

При этом сам приказ должен содержать дату, когда составлено само расписание, и номер, под которым оно регистрируется. Порядок для утверждения можно указать в конкретных документах на предприятии, разрабатываемых самостоятельно. Если документы составлены с ошибками, то их утверждают только после внесения всех необходимых изменений.
Номер вверху справа – обязательный атрибут, без которого регистрация невозможна.

Штатное расписание обособленного подразделения, образец

Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Из указанного определения можно сделать вывод, что с точки зрения НК РФ обособленное подразделение представляет собой структурное подразделение организации, находящееся вне местоположения самой организации. При этом такое подразделение является частью организации, а не самостоятельным юридическим лицом.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, при рассмотрении вопросов оформления трудовых отношений, следует исходить из того, что обособленное подразделение представляет собой часть Организации, расположенную территориально обособленно от самой Организации. В связи с этим, на наш взгляд, на обособленное подразделение распространяются все положения нормативно-правовых документов, принятых в Организации, в том числе нормативно-правовых документов в области трудового законодательства. Это подтверждается нормами ТК РФ, которые не требуют оформления отдельных нормативно-правовых актов в отношении обособленных структурных подразделений.

Соответственно, по нашему мнению, у Организации отсутствует обязанность по разработке отдельных положений по оплате труда, премированию, внутреннему трудовому распорядку, а также штатному расписанию. В отношении штатного расписания также следует отметить следующее. Понятие штатного расписания в ТК РФ не содержится.

На практике, под штатным расписанием принято понимать документ, отражающий состав и численность работников организации в соответствии с ее уставом (положением), в котором содержатся перечень наименований должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Кроме этого, штатное расписание может содержать условную структуру организации, которая отражает распределение штатных единиц по структурным подразделениям.

Как составить штатное расписание по форме Т-3?

или зам.

не допускаются. Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности. Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1). (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) Графа 5 «Тарифная ставка и др.».

Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине. Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате. Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях.

В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск. Пример штатного расписания для производственного предприятия.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) к содержанию ↑ Для бюджетной организации Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам. Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного.

Код структурного подразделения в штатном расписании: верное указание и использование

У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции.

Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой.Документы в данной группе не утверждаются без со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями.Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Составление расписанияПотом идет графа вторая, с кодом.

Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения. Тогда будет легче вычислять место, занимаемое тем или иным подразделением в общей структуре. Например, есть финансовый отдел, состоящий из двух подразделений – бухгалтерии и финансов.

При обозначении общего департамента кодом 03 отделения обозначаются как 03.01, 03.02, соответственно. Использование трех цифр допустимо, когда работают еще более мелкие отделы.Графа номер три для указания должности. Заполнение в иерархическом порядке тоже относится к удобным вариантам. Сначала руководители, затем подчиненные, и так далее до последнего отделения.Стоит особое внимание уделить статье 57 Трудового Кодекса РФ.

Она говорит о том, что обязательно соответствие между наименованием и справочниками по квалификации, которые выпускаются на территории нашей страны, среди них:

  1. Квалификационный справочник для руководителей и других должностей
  2. Классификатор общероссийского уровня, где описываются как сами должности, так и тарифные ставки для них

Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на .

Штатные

Штатное расписание: творим самостоятельно

Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают.

Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников.

В частности, для выявления серых выплат, проверки правильности расчета страховых взносов или применения налоговых льгот; . Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции и штрафуют компании за нарушение трудового законодательства, когда размер оклада, прописанный в трудовом договоре, не соответствует размеру, указанному в штатном расписании. Есть и такая позиция судей: штатное расписание в полной мере подтверждает величину оклада работника наравне с трудовым договором и приказом о приеме на работу.

Но не все суды считают штатное расписание необходимым для компании документом, в частности доказывающим уровень зарплат в организации. Кроме того, штатное расписание может пригодиться в случае спора с работником, уволенным с формулировкой «по сокращению численности/штата работников».

Чтобы доказать правомерность увольнения, , вы можете представить в суд именно штатные расписания и/или изменяющие их приказы, издававшиеся до и после отказа:

  1. от каких-либо должностей, если было сокращение штата (предположим, устранена должность старшего кассира);
  2. от каких-либо штатных единиц, когда прошло сокращение численности (к примеру, вместо трех единиц кассиров осталась одна).

Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата. И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогула.

Так что решение — иметь или не иметь штатное расписание — действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.

Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется.

Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками.

Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет. О сроках хранения кадровых документов читайте .

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах. О нюансах составления таких приказов читайте в материале .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться.

В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали

Как вывести из штатного расписания структурное подразделение

Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя.

Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников.

В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст.

74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания. Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается.
В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст.

74 ТК РФ. Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней. Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее.

Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации.

О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив.

Ведь запись о приеме на определенную должность в книгу о труде вносится, соответственно при изменении названия

Структурные подразделения в штатном расписании — как отобразить

При разветвленной структуре, с делением на подотделы и группы основному подразделению присваивают двухзначный код, а его составным элементам четырех — шестизначный, в зависимости от разветвленности подчинения.

Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Например, при использовании полного аналога формы Т-3 часть таблицы штатного расписания со структурными подразделениями будет выглядеть следующим образом: Структурное подразделение Наименование Код 1 2 Администрация 01 Бухгалтерия 02 Отдел кадров 03 Отдел сбыта 04 Внесение данных в таблицу и присвоение отдельным структурным подразделениям кодов может быть выполнено двумя способами.

Во-первых, по иерархии. Этот вариант является наиболее распространенным. Отделы и управления делятся на:

  1. работающие по основным направлениям деятельности (снабжение, производство, сбыт, технологи и т. д.);
  2. вспомогательные отделы и службы (АХО, службы безопасности, секретариат и т.д.).
  3. осуществляющие общее управление фирмой (руководство, финансисты, кадры);

Во-вторых, наименования структурных подразделений в штатном расписании располагают в алфавитном порядке.

Штатное расписание без структурных подразделений Для небольших фирм и индивидуальных предпринимателей характерна структура наемного персонала без разделения по отделам или службам.

Вместе с тем, штатное расписание составлять необходимо. В этой ситуации графы с названиями отделов и управлений либо заполняют знаком «-» либо проставляют в них слово «нет». Колонку с названиями должностей заполняют в порядке иерархии.

Например, для малого предприятия эта часть документа будет выглядеть следующим образом. Структурное подразделение Должность наименование Код — — Директор — — Главный бухгалтер — — Менеджер — — Секретарь Если предприниматель работает самостоятельно без найма дополнительных работников по трудовым договорам, то составлять штатное расписание нет необходимости.

Такое же правило действует для небольших стартапов, где два — три собственника осуществляют деятельность без привлечения дополнительной рабочей силы.

Коды структурного подразделения в штатном расписании

Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ; для этого они должны быть в штатном расписании).

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998).

Этот специалист должен знать, как разработать штатное расписание.

Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок в штатном расписании. Официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают. Штатное расписание можно составить на любой срок, но обычно его делают на год.

Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  1. состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  2. указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  3. форму приказа об утверждении штатного расписания;
  4. работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
  5. ответственных за формирование и подписание лиц;

Штатное расписание — локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и и содержащий сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

от 05.01.2004), однако жестких ребований использовать именно ее нет — форма является рекомендательной.

Ее можно адаптировать под нужды компании.

Как составить штатное расписание

Вместе с тем, создание структурного подразделения по общей логике предполагает наличие нескольких сотрудников, которые в нем работают, и их вертикальную подчиненность руководителю подразделения.

Поэтому во избежание споров с проверяющими органами создавать структурное подразделение, отдел из одного сотрудника не рекомендуют.

Может ли отдел состоять из одного начальника этого отдела? Формально Трудовой кодекс не запрещает работодателю создавать структурные подразделения, которые состоят только из одного сотрудника. Например, отдел, в котором есть только руководитель этого отдела.

Вместе с тем, по общему правилу и исходя из логики должностные обязанности категории «руководитель» предполагают руководство подчиненными сотрудниками.

Например, для должности начальника отдела кадров такая обязанность прямо предусмотрена , утвержденным .

Справочником также предусмотрены обязанности по руководству сотрудниками и для иных руководителей – начальника отдела капитального строительства, начальника отдела комплектации оборудования, начальника отдела контроля качества и т. д. При этом квалификационные справочники по общему правилу являются рекомендованными к использованию документами. Исключение составляют случаи, если выполнение работ по должности связано с предоставлением компенсаций, льгот либо наличием ограничений.

Тогда наименования таких должностей и профессий должны соответствовать наименованию из справочника, а характер работ по должности – соответствующему функционалу из справочника. Это следует из положений части 2 статьи 57 Трудового кодекса. Таким образом, в общем случае в штатном расписании может быть предусмотрена должность руководителя отдела при отсутствии других штатных единиц в этом отделе.

Вместе с тем, во избежание несоответствия названия должности и при необходимости дополнительного мотивирования сотрудника, который самостоятельно ведет то или иное направление деятельности компании, его должность можно обозначить как заместитель руководителя по направлению деятельности.

Как правильно создать и внести в штатное расписание новое структурное подразделение?

д. Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ или сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника ( Правил, утвержденных ). Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой.

Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья.

При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.

Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора). Такой порядок предусмотрен в Трудового кодекса РФ. В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание ( указаний, утвержденных ).

Внести изменения можно двумя способами:

  1. оформить в новой редакции и утвердить его соответствующим .
  2. издать ;

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений.

Если же изменения носят массовый характер или затрагивают

Код структурного подразделения в штатном расписании

При заполнении унифицированной формы №Т-3 наименования подразделений указываются в графе 1, а коды — в графе 2.

★ Коды должностей для штатного расписания не утверждаются, поскольку не указываются ни в трудовом договоре, ни в унифицированной форме №Т-3.

Достаточно лишь вписать полное наименование должности.

Если она связана с предоставлением определенных льгот или компенсаций, предварительно убедитесь, что наименование в штатном расписании и трудовом договоре совпадает с тарифно-квалификационным справочником или профстандартом. Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания Филиалы, представительства и другие обособленные структурные подразделения, как правило, наделены меньшим объемом полномочий, чем независимое юридическое лицо. Они не являются работодателями и собственной «штаткой» не обзаводятся.

Сотрудники филиалов вносятся в общее штатное расписание, утвержденное головным офисом компании. Отразить обособленное подразделение в штатном расписании можно следующим способом: добавить в бланк штатного расписания дополнительную колонку для информации о типе структурного подразделения.

Заполняя модифицированный документ, основное подразделение в штатном расписании обозначьте кодом «01». Указывая входящие в его состав департаменты, прибавляйте к их кодам основной код «01» (в итоге получатся составные коды «0101», «0102», «0103» и так далее. Названия обособленных подразделений пропишите в специальной колонке, а затем присвойте каждому филиалу или представительству свой код, отличающийся от кода головного офиса: «02», «03», «04».